ทุจริต มะเร็งร้ายในองค์กร (ตอนที่ 3)

Kandit Advisory Services

จากสองบทความที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้ว่า เหตุของการทุจริตนั้นเกิดจากสามปัจจัยได้แก่ แรงจูงใจ (Motivation) โอกาส (Opportunity) และ การหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง (Rationalization) การจะป้องกันการทุจริตไม่ให้เกิดกับองค์กรของเรา ก็ต้องแก้ที่สาเหตุทั้งสามปัจจัยนี้เป็นสำคัญ ผู้เขียนได้นำข้อคิดจากประสบการณ์ และจากการศึกษาเอกสารต่างประเทศ เช่น Fraud Prevention Checklist ของ ACFE หรือสมาคมผู้ตรวจสอบทุจริต เป็นต้น มาสรุปเป็นแนวทางป้องกันการทุจริตที่เหมาะสมกับองค์กรในไทยจำนวน 10 ข้อ ดังนี้

1.         การทำตนเป็นตัวอย่างของคณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูง

คณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ถือเป็นบุคคลสำคัญที่ขับเคลื่อนให้มาตรการต่อต้านการทุจริตเกิดขึ้นได้อย่างแท้จริง ผู้บริหารต้องแสดงออกอย่างชัดเจนต่อการเคารพการปฏิบัติตามข้อกำหนด ระเบียบของบริษัท และกฎหมายภายนอกที่บังคับใช้อย่างเคร่งครัด แสดงให้ทุกคนเห็นว่าการกระทำทุจริต คอร์รัปชั่น แม้เป็นเรื่องเล็กน้อยไม่ว่าจะด้วยเพื่ออำนวยความสะดวกหรือเพื่อแก้ไขปัญหาให้กับองค์กร เช่นการจ่ายค่าสินบนให้เจ้าหน้าที่เพื่อเลี่ยงค่าปรับ การลงนามในที่ประชุมทั้งที่ตนเองไมได้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น ล้วนเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เพราะเมื่อใดที่ผู้บริหาร และคณะกรรมการเป็นผู้กระทำการทุจริตเสียเองแล้ว พนักงานก็จะคิดว่า ในเมื่อนายยังทำได้ ตนก็ย่อมทำได้ และทัศนคติแบบนี้ก็จะแพร่กระจายไปทั่วองค์กรในภายหลัง

2.         การส่งเสริมวัฒนธรรมการต่อต้านทุจริตคอร์รัปชั่น

วัฒนธรรมการต่อต้านทุจริตคอร์รัปชั่นเป็นพื้นฐานที่สำคัญที่สุดขององค์กร หากทุกคนในองค์กรไม่ตระหนักว่าการทุจริตเป็นเรื่องร้ายแรงแล้ว แม้จะกำหนดมาตรการอื่นมากมายแค่ไหน การทุจริตก็ยังคงเกิดขึ้นได้เสมอ การสร้างวัฒนธรรมต่อต้านทุจริตสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การประกาศหลักจริยธรรมองค์กร กำหนดนโยบายและแนวปฏิบัติการต่อต้านทุจริตคอร์รัปชั่นให้เป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดนโยบายไม่จ่ายสินบนต่อเจ้าหน้าที่ราชการในทุกรูปแบบ การใช้นโยบายไม่รับของขวัญ (No-gift policy) จากผู้ขายสินค้าและบริการ การกำหนดมาตรการลงโทษที่รุนแรงและเด็ดขาดสำหรับการกระทำทุจริต ตลอดจนการใช้เรื่องความซื่อสัตย์สุจริตเป็นหนึ่งในเกณฑ์การประเมินผลงาน เป็นต้น

3.         กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลที่สนับสนุนการดำเนินงานอย่างโปร่งใส

การบริหารจัดการ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง มีโอกาสไม่น้อยที่จะเกิดการทุจริตจากการกระทำของผู้บริหารระดับสูง เหตุเพราะกลไกการควบคุมภายในโดยส่วนใหญ่ มักจะถูกออกแบบไว้ให้ผู้บริหารสูงสุดสามารถตัดสินใจยกเลิก หรือละเว้นการปฏิบัติตามการควบคุมภายในที่วางไว้ได้ หรือสามารถกระทำการใดๆโดยไม่มีพนักงานคนไหนกล้าตั้งข้อสงสัย การกำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลตามหลักการกำกับดูแลที่ดี เช่น การแต่งตั้งให้มีคณะกรรมการตรวจสอบที่เป็นอิสระ และกำหนดให้หน่วยงานตรวจสอบภายในรายงานตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบ จึงช่วยให้มีกลไกการตรวจสอบการดำเนินงานของฝ่ายบริหารระดับสูงและลดความเสี่ยงจากการทุจริตของผู้บริหารระดับสูงได้

4.         จัดให้มีการควบคุมภายในที่เพียงพอและมีประสิทธิผล

คณะกรรมการและผู้บริหาร หน้าที่ดูแลให้องค์กรมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอและมีประสิทธิผล เพียงพอหมายถึง กำหนดมาตรการการควบคุมภายในให้สอดรับกับความเสี่ยงที่จะกระทบกับความสำเร็จของวัตถุประสงค์ในแต่ละกระบวนการ ส่วนประสิทธิผลคือการควบคุมที่กำหนดไว้ดีแล้วนั้นได้ถูกนำมาใช้ปฏิบัติจริง

การควบคุมภายในที่มีบทบาทความสำคัญมากในการป้องกันการทุจริต คือ การกำหนดอำนาจอนุมัติ และการแบ่งแยกหน้าที่ คณะกรรมการและผู้บริหาร ควรทบทวนอำนาจการอนุมัติตัดสินใจเรื่องต่างๆให้มีระบบคานอำนาจที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจเรื่องสำคัญ ควรกำหนดให้ต้องได้รับมติที่ประชุมจากคณะกรรมการ หรือ กำหนดให้มีผู้อนุมัติตั้งแต่สองรายขึ้นไปร่วมกันลงนามเช็คสั่งจ่าย แทนที่จะให้ผู้บริหารสูงสุดตัดสินใจเพียงคนเดียว การกระจายอำนาจ ยังช่วยลดความเสี่ยงขององค์กรจากการพึ่งพิงผู้บริหารรายใดรายหนึ่งมากจนเกินไปอีกด้วย

ส่วนการแบ่งแยกหน้าที่ คือการแบ่งแยกผู้ปฏิบัติระหว่าง ผู้ทำรายการ ผู้อนุมัติ ผู้ดูแลทรัพย์สิน และผู้บันทึกรายการ ไม่ให้เป็นคนเดียวกันหรือเป็นคนที่อยู่ภายใต้ทีมงานหรือสายบังคับบัญชาเดียวกันทั้งหมด เพื่อให้เกิดการสอบยันอย่างเป็นอิสระ และทำให้การทุจริตกระทำได้ยากขึ้น เพราะผู้กระทำผิดอาจต้องลงมือร่วมกัน

5.         การประเมินความเสี่ยงของการทุจริต

การทุจริตในองค์กรนั้นมีโอกาสเกิดขึ้นได้หลากหลายช่องทาง และในหลายรูปแบบ การกำหนดมาตรการป้องกันให้ครอบคลุมความเสี่ยงทุกด้านจึงเป็นเรื่องยาก และอาจเป็นไปไม่ได้ในองค์กรที่มีทรัพยากรจำกัด การประเมินความเสี่ยงของการทุจริต คือกิจกรรมที่ผู้บริหารและพนักงานเจ้าของกระบวนการ ได้หารือกันอย่างเป็นระบบเพื่อระบุ ประเมิน และกำหนดมาตรการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสม โดยมีขั้นตอนโดยสังเขปดังนี้

a.       ผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานที่เป็นเจ้าของกระบวนการ ร่วมกันระบุว่าในองค์กรมีความเสี่ยงของการทุจริตในกิจกรรมหรือกระบวนการใดบ้าง

b.       พิจารณาประเมินว่า ความเสี่ยงแต่ละข้อ มีโอกาสเกิด และผลกระทบต่อองค์กร ทั้งในด้านการเงิน ด้านชื่อเสียงและการดำเนินงานมากน้อยเพียงใด โดยแบ่งเป็นระดับ สูง กลาง ต่ำ และวิเคราะห์สาเหตุของความเสี่ยงแต่ละข้อ

c.       กำหนดมาตรการจัดการความเสี่ยงแต่ละระดับให้เหมาะสม ความเสี่ยงสูงควรกำหนดมาตรการจัดการและติดตามอย่างใกล้ชิด

d.       ติดตามผลการจัดการความเสี่ยง และทบทวนผลการประเมินความเสี่ยงเป็นระยะ

อีก 5 ข้อ โปรดติดตามอ่านในบทความตอนถัดไป

ธนัท เกิดเจริญ CIA, CISA, CFE, CRMA

ข้อแนะนำติชม หรือปรึกษาหารือในเรื่องต่างๆ ด้าน การควบคุมภายใน การบริหารความเสี่ยง การกำกับดูแล การป้องกันการทุจริต และการตรวจสอบภายใน

E-mail : thanat@kasadvisory.com

Facebook : https://www.facebook.com/kanditadvisory